بررسی میزان مهارت مدیریت زمان در نوجوانان و جوانان تهرانی و ارائه راهکارهای رسانه ای برای تقویت آن- قسمت ۷- قسمت 2

  • تفویض اختیار کنید: واگذاری کارها به افرادی که شایشتگی و توانایی انجام آنها را دارند راهی مناسب برای فراهم کردن مقداری وقت آزاد است اما توجه داشته باشید که در این مهم ضروری است که حیطه اختیارات و مسئولیت فرد را مشخص کنید به طوری که اختیارات وی با مسئولیت وی متناسب باشد.

 

  • میز کارتان را خلوت کنید: در پایان هر روز اگر میز کارتان را تمیز نکرده‌اید اتاق را ترک نکنید، این کار را هنگام صحبت تلفنی یا صحبت خودمانی با یکی از دوستان انجام دهید. اگر این کار را هر روز انجام دهید بیش از ۵دقیقه از وقتتان را نمی‌گیرد

 

  • هدفهایتان را تعیین کنید: فقط با اندیشیدن به هدفهای محوری است که می‌توانید مطمئن شوید که نه فقط از وقتتان به طور کارآمد بهره می‌گیرید بلکه آن را در راه مؤثرترین، مهمترین و ثمربخش‌ترین مسائل صرف می‌کنید. هدفهایتان را اعم از کوتاه مدت و بلند مدت تعیین کنید و آنها را یادداشت کنید.

 

  • فهرستی از بایدهای روزانه نگه دارید: هر روز صبح وقتی یاداشت روزانه یا سر رسیدنامه‌تان باز می‌کنید باید فهرستی از کارهایی که در آن روز ملزم به انجام دادن آنها هستید در آن وجود داشته باشد. (جی، ترجمه فرامرزی، ۱۳۸۷)

 

  • استفاده از فناوری را جدی بگیرید: به جای ملاقات‌های حضوری و نیز در جهت تسریع گردش درخواست‌ها و مکاتبات مانند تلفن، فکس، ایمیل، سیستم دبیرخانه مبتنی بر شبکه و برگزاری کنفرانس آنلاین استفاده کنید و همچنین از خدمات بانکداری الکترونیک استفاده کنید.

 

  • گفت‌و‌گوهای تلفنی را مختصر کنید: اگر قصد دارید به دوستتان تلفن کنید که فکر می‌کنید ممکن است با صحبت‌های نامربوط وقت شما را بگیرد برای آنکه مطمئن باشید که پرچانگی نمی‌کند می‌توانید دقایقی پیش از ساعت ناهار تماس بگیرید.

 

  • از خواندن مطالب بیهوده و نامربوط پرهیز کنید: وقت خود را صرف خواندن همه مطالب روزنامه نکنید

 

  • علامت‌گذاری نکات مهم را فراموش نکنید: وقتی نامه درخواست یا گزارشی را می‌خوانید جملات و عناوین مهم را مشخص کنید تا در بازخوانی یا استنادهای بعدی مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشید و بتوانید به سرعت مطالب اصلی را بیابید.

 

  • مخاطبان خود را در دسترس داشته باشید: مشخصات ضروری افرادی را که ممکن است نیاز به تبادل ایمیل با آنها داشته باشید در قسمت مخاطبان صندوق پستی خود ذخیره نمایید. مواردی مانند نام، شماره تلفن، آدرس وب سایت و ایمیل از این جمله هستند. استفاده از این امکان کمک می‌کند که در زمان ارسال نامه، ناچار به تلفن کردن و پرسیدن آدرس ایمیل نباشید.

 

  • برای وقت خود ارزش قائل باشید: اجازه ندهید که دیگران وقت با ارزش شما را تلف کنند. در مقابل افرادی که با درد و دل و حرف‌های حاشیه‌ای می‌خواهند وقت شما را تلف کنند هوشیار باشید و با لحنی مودبانه بگویید که در حال حاضر گرفتار هستید و فرصت شنیدن صحبت‌های آنها را ندارید.

 

  • زمان صرف ناهار و صبحانه فرصت خوبی برای انجام مذاکرات کاری به شکل غیررسمی است. اصطلاح صبحانه کاری و ناهار کاری که مدتی است رایج شده دلالت بر همین موضوع دارد، پس سعی کنید از این فرصت‌ها به خوبی استفاده کنید. احتمال مقاومت و مخالقت در این زمان کمتر است.

 

  • زبان بدن را یاد بگیرید: با آموختن زبان بدن می‌توانید در مذاکرات یک گام جلوتر باشید؛ چرا که بیش از نیمی از پیام‌های ارتباطی انسان‌ها به وسیله حرکات بدن منتقل می‌شود. با درک صحیح از طرز نشستن، ایستادن، نگاه کردن و صحبت کردن طرف مقابل می‌توانید رفتار و گفتار خود را کنترل کنید.

 

تکنیک لیدز[۵۴] LEADS
این تکنیک یکی از روش های نسبتاً ساده و قابل استفاده در مدیریت زمان است و این امکان را فراهم می‌آورد تا بتوانیم با صرف زمانی محدود برای برنامه‌ریزی کارهای روزانه، زمان بیشتری برای انجام کارهای ضروری در اختیار داشته باشیم. تکنیک لیدز شامل مراحل زیر است:
L: فهرست کردن وظایف؛ ابتدا لازم است فهرستی از کارهایی که باید انجام گردد تهیه شود.
E: برآورد زمانی مورد نیاز؛ مدت زمانی که هر وظیفه بدان نیاز دارد باید برآورد و نزدیک‌ترین زمان برای هر یک از فعّالیّتها در نظر گرفته شود.
A: در نظر گرفتن زمان برای وظایف خارج از فهرست؛ برای وظایفی که در فهرست موجود نیستند، زمان های خالی پیش‌بینی گردد. وقایع پیش‌بینی نشده، اتلاف کنندگان زمان و .. از جمله عواملی هستند که ما را وا می‌دارند تا جدول زمان‌بندی تعیین شده را رعایت نکنیم.
D: اولویت‌بندی کارها؛ در مورد اولویت و تفویض کارها تصمیم‌گیری می‌شود.
S: بازبینی برنامه روزانه در آخر هر روز (سیورت، ۱۳۷۵، ص ۵۷). انسان در زندگی روزمره خود با چهار حیطه کاری مواجه است که باید با مدیریت درست برنامه زمانی برای اجرای آنها تنظیم کند. این چهار حیطه عبارتند از: ۱٫ حیطه کاری مهم که اضطراری نیستند؛ معمولاً ۸۰درصد برنامه‌ریزی زمانی برای انجام کارهایمان در این حیطه قرار دارد. این برنامه‌ریزی معمولاً برای انجام کارهای دراز مدت و قبل از وقوع آنها تنظیم می‌شود. ۲٫ حیطه کارهایی که هم مهم و هم اضطراری است، حدود ۱۵ تا ۲۰درصد برنامه‌ریزی زمانی ما در این حیطه قرار دارد. اگر برای اجرای کارهای مهم از قبل برنامه‌ریزی نکرده باشیم در زمان اجرا حالت اضطراری پیدا کرده و ناچاریم در زمانی کوتاه برای اجرای آن کار، برنامه‌ریزی زمانی کنیم. ۳٫ حیطه کارهایی که مهم نیست ولی اضطراری است، برای این کار نمی‌توان برنامه‌ریزی زمانی کرد و به طور ناگهانی برای ما اتفاق می‌افتد. اینگونه کارهای اتفاقی می‌تواند تا ۱۵ درصد از زمان ما را به خود اختصاص می‌دهد. ۴٫ حیطه کارهایی که نه مهم است و نه اضطراری، یک تا ۲درصد زمان ما می‌تواند برای انجام کارها تلف شود. بنابراین براساس این جدول باید برای کارهایمان برنامه زمانی تنظیم کنیم تا از زمان خود استفاده کیفی ببریم و به اصطلاح از «کیفیت» استفاده کنیم.
غیر اضطراری اضطراری

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مهم حیطه کارهای غیرمهم و غیراضطراری ۱ % تا ۲ % حیطه کارهایی که هم مهم است و هم اضطراری ۵ % تا۲۰ %
غیرمهم
برای

Be the first to comment

Leave a Reply

ایمیل شما نمایش داده نخواهد شد


*